Народження Оргсхеми АвтоНова -Д, як це було

30 травня 2021 року, у нас в компанії АвтоНова - Д пройшло чергове заняття № 3 «Організуюча схема» в рамках навчання в «Висоцький консалтинг».

Впровадження Оргсхеми компанії - величезна відповідальність перед співробітниками, перед собою, а також великий обсяг підготовчих робіт, зміни, з якими ми будемо жити далі. І ось все позаду, все зроблено на відмінно. Є фраза у англійців «Everything went like clockwоrk» (все пройшло, як по годинах).

Часто підготовчий процес і погляд зі сцени представляють не менший інтерес, ніж сам захід, саме тому я вирішив написати цю статтю.

Думаю цікаво дізнатися погляд з позиції моєї і Вадима Наумова.

 

Заняття №3 - «Організуюча схема компанії»

Перед нами з Вадимом стояло завдання - познайомити всіх співробітників компанії з розробленою організуючою схемою.

Для цього нам потрібно було зібрати всіх співробітників і зробити презентацію Оргсхеми, що ми власне в неділю 30 травня і зробили.

Хотів би розповісти ще раз чому було вибрано місце склад Балтійський, які завдання потрібно було вирішити і чи досягли ми запланований результат.

1. Оргсхема. АвтоНова - Д - велика компанія, на сьогодні це команда з 216 чоловік, кожен з яких виконує певну функцію і виробляє свій ЦКП. Розробка Оргсхеми для такої великої компанії складне завдання. Ведення бізнесу - це регулярне рішення складних завдань і завдання по Оргсхемі лише одна з них. Оргсхема була розроблена нами на «папері» і встало чергове завдання - впровадити, «оживити», розставити співробітників на ній, зробити її функціонуючою. Для вирішення цього завдання потрібно було познайомити всіх без винятку співробітників компанії з Оргсхемою, розмістити кожного члена команди на ній, вказати функції які виконує співробітник з точки зору Оргсхеми і функцій колег. Щоб познайомити всіх швидко і ефективно - потрібно зібрати всіх разом і розповісти. Це завдання і встало перед нами.

        2. Вибір локації. Оскільки компанія велика, для того щоб зібрати всіх, потрібно велике приміщення або вибрати інше місце? Після недовгих роздумів ми вибрали локацію-центральний розподільчий склад «Балтійський». Саме склад - серце компанії, місце, де відбувається основний рух нашого головного продукту - запчастин. Девіз - «склад запчастин для родини Volkswagen» багато років був головним слоганом компанії і саме з ним компанія відбулася і отримала визнання на ринку. Було прийнято рішення - проводимо заняття на території складу. Все б добре, але весь тиждень в Києві йшов дощ і на неділю теж був прогноз - 90% дощ.

 

 

Як бути - скасувати, перенести в інше місце? Так, можна було зняти зал і провести зустріч в закритому приміщенні, але тоді губився задум - познайомити всіх співробітників компанії зі складом, провести екскурсію по ньому, і ми приймаємо рішення - проводимо наше зібрання на складі! Рішення ризиковане, але бізнес нерозривно пов'язаний з ризиком.

 

       3. Склад Балтійський, ранок. В неділю, 30 травня, вже в дорозі на склад Балтійський почався дощ ... Прибувши на територію і включившись в підготовку, ми не думали про дощ і краплі з неба скоро припинилися. Згідно нашого регламенту з 8:00 розпочалася фінальна частина підготовки. Фінальна, тому що днем раніше, в суботу, співробітники складу Балтійський і транспортної логістики зробили попередню підготовку - готували склад і територію для проведення заходу за участю великої кількості співробітників компанії! Склад і територія були прибрані, автомобілі розставлені. Вранці залишалося провести монтаж сцени, розставити стільці і кейтеринг.

 

 

Довелося трохи змінити форму рядів, зробивши її напівкруглою. О 9:30 всі приготування були закінчені.

 

 

          4. Співробітники. Всі співробітники компанії були запрошені нами з Вадимом особисто, і лише ті, у кого немає власної електронної пошти отримали наше запрошення через свого безпосереднього керівника. У мене ніколи не було сумніву, і я впевнений не буде, що у нас найкраща команда, цієї неділі я отримав додаткове підтвердження цьому. Як тільки почали приходити співробітники, прибувати колеги з регіонів, почалася пожвавленна бесіда з щирим відношенням один до одного.

 

 

Перший слухач готовий до початку.

 

 

На 10:00 приготування були закінчені і всі учасники були на місцях.

 

 

          5. Заняття було розділено на два блоки, з перервою між ними.

 

О 10:00 ми почали.

Протягом першого блоку ми з Вадимом прояснили, навіщо потрібна Оргсхема компанії, як її використовувати і які переваги вона дає. Ми по черзі розкривали тему заняття, наводили приклади, підключали учасників.

 

 

 

 

Час від часу я поглядав на небо, було трохи прохолодно, прогноз погоди в телефоні наполегливо показував поточну ймовірність дощу 80%, але незважаючи на прогноз і затягнуте небо, дощу не було. О 11:47 ми закінчили перший блок, половина заняття пройшла, дощ так і не розпочався. Перерва також пройшла без дощу і ми почали другу частину: знайомство співробітників один з одним з точки зору розміщення на Оргсхемі. Керівник кожного департаменту виходив до сцени розповідав про свої функції, далі запрошував співробітників свого підрозділу і кожен розповідав про свої функції і з яких питань до нього можна звертатися.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Таким чином ми пройшли всю нашу Оргсхему, всі підрозділи компанії крім працівників філій.

       

        6. Філії. Щоб візуалізувати величину компанії, познайомити співробітників центрального офісу з колегами які працюють в регіонах, всі вийшли на вільне місце і розділилися на дві команди:

- Центральний офіс і філія «Київ»

- Співробітники філій.

Ми встали двома півколами один навпроти  одного.

Був запущений квадрокоптер і тільки тут прийшло усвідомлення, яка велика наша компанія! З величезним задоволенням я дивився на те, як уявляють себе співробітники філій.

 

 

 

Заняття підійшло до кінця, настав час прощатися, але дуже хотілося зробити щось таке, що запам'ятовується, знакове, щоб цей день напевно залишився в пам'яті всіх нас.

 

       7. Крило. І у нас було те, що в одну мить об'єднало всю компанію - фігура, графічний елемент логотипу, який ми називаємо «Крило».

На майданчику перед складом ще з вечора суботи скотчем були нанесені контури нашого логотипу.

 

 

Думаю, це було непросто, але наші колеги відмінно впоралися із завданням, всі елементи крила були виконані бездоганно.

Я попросив всіх співробітників встати в нанесені кордони крила, всі надихнулися такою ідеєю. Логотип компанії наповнився життям в прямому сенсі цього слова!

 

 

Далі була команда запам'ятати, хто з ким стояв, видані аркуші картону кольору нашого логотипу і команда - розійтися.

За командою, всі знову зайняли свої місця на логотипі, ще через мить - логотип наповнився фарбами.

 

 

 

Я керував дроном і насилу стримував емоції - видовище було неймовірним, а бачив його поки один я.

Це було захоплююче! Думаю, що навіть не бачачи, як це виглядає з висоти, кожен з нас відчував створену нами енергію, потужний потік який рухає нашу компанію вперед.

 

 

Дуже хотілося, щоб ніхто не розходився, але як завжди все хороше закінчується. Зроблені фотографії з висоти пташиного польоту, як і птиці, швидко розлетілися по мережах і оселилися в телефоні кожного.

8. Завершення. Програма на день була виконана в повному обсязі. Залишалося подякувати всім за участь у нашому заході і за те, що ми одна велика сім'я, що я і зробив з величезним задоволенням!

 

Надзвичайно приємно дивитися, як тепло прощаються один з одним колеги, незважаючи на прохолодну погоду, скільки тепла було в очах і посмішок. У такі хвилини розумієш, що цю команду не зупинить ніхто і ніщо, ми даремно хвилювалися про дощ.

 

       9. Екскурсія по складу. Наша компанія розміщена на багатьох локаціях, навіть співробітники, які працюють в Києві, рідко бувають на складі, а з філій і того менше. Тому нами була запланована екскурсія по складу. Всі бажаючі, а їх виявилося понад 40 осіб (про кількість всіх учасників пізніше), були розділені на дві групи. Екскурсію для першої групи провів Вадим, екскурсоводом для другої був я. Багато разів мені довелося бувати на різних складах, підприємствах, де був організований високотехнологічний потік і організовані екскурсії по складу, виробництву, і кожен раз я захоплююся роботою людей, які створили високотехнологічне виробництво, склади зберігання! Завод Volkswagen, як і багато інших підприємств, теж створений людиною, командою об'єднаною однією метою! Спираючись на свій досвід, я без зусиль розпізнав цей погляд наших колег, які дивилися на наш величезний склад, конвеєр, кількість запчастин, розміщених на полицях із захопленням.

 

 

 

У неділю склад поки не працює, але ми запустили конвеєр і навіть показали, як рухаються ящики по ньому і з'їжджають на задані станції для прийому або відбору запчастин. Побачивши на власні очі весь процес на головному складі, працюючи з запчастинами, можна буде чітко розуміти, де і як відбувається прийом, зберігання, відбір запчастин, які процеси відбуваються. Звичайно, процеси на головному складі потребують вирішення ще багатьох завдань, і так буде завжди, але вже сьогодні у співробітників компанії є розуміння - ми працюємо, щоб йти до своєї мети - «Ставити нові стандарти в обслуговуванні автомобілів, роблячи життя людей комфортнішим і мобільнішим».

 

       10. Фінал. Після екскурсії нас чекало шампанське - незмінний атрибут Переможців та успішного завершення. Тепер вже точно вся програма, запланована на день, була виконана. Ми розлили шампанське і з задоволенням підняли тост за нашу команду, команду, яка рухає компанію вперед, яку не зупинити.

 

 

Для нас з Вадимом це дійсно була мить перемоги. Для того, щоб цей день відбувся саме так, було виконано багато роботи.

Великий обсяг підготовки, котрий потрібно було зробити в щільному робочому графіку, висока відповідальність за те, щоб інформація була прийнята співробітниками, щоб Оргсхема дійсно стала робочою і вивела компанію на новий рівень розвитку, ризик дощу супроводжував нас і тримав в напрузі весь тиждень і весь день неділі.

О 16:00 було поставлено крапку в нашому плані на сьогодні.

 

        Підсумки: цей день я можу Віднести до одного з кращих своих днів. Велика Кількість завдань, велика та напружена підготовка й результат - Виконання на 100%. Звичайно така висока напруга протягом дня призводить до втоми, але це приємна втома, коли все заплановане виконано. Думаю, кожен з вас знає це почуття і розуміє те, про що я хочу сказати. Бажання провести зустріч на складі супроводжувалося високим ризиком дощу. В своєму плані на цей день я написав «якщо буде дощ, ми будемо шукати згоди з природою», ніколи до цього я не вживав такий зворот, але здається ми знайшли порозуміння з природою в цей день. Так, було трохи прохолодно, але це скоро забудеться, почуття здобутої перемоги залишиться назавжди. Ми звичайно пропрацювали і ймовірність дощу, і напевно, буде цікаво знати, що було б в цьому випадку? У своєму плані ми написали так - якщо буде дощ, ми запропонуємо нашій команді спільно знайти вихід, як і де нам закінчити наше заняття, так як ми не сумнівалися, що всі разом ми знайдемо рішення і виконаємо завдання! Варіант був, але скористатися ним не довелося цього разу. Є така людина Володимир Тарасов (Запам'ятайте це ім'я, воно часто звучатиме в нашій компанії) він сказав:

«Спочатку ми обираємо шлях, потім він вибирає нас»

Таку багатогранну фразу кожен може розуміти по своєму, скажу як розумію її я: якщо ти вибрав мету і встав на шлях до її досягнення, тоді обставини стають на твою сторону. Звичайно це відбувається не відразу, після перевірки випробуваннями, але якщо тебе обставини не зломили, тоді мету досягнеш. Думаю, погода знала цю істину і дозволила нам провести заняття без дощу. Ще й ще раз згадую, коли під час заходу я дивився в очі наших колег, знаходив підтримку і розуміння, як і завжди, це дає сили і впевненість в тому, якими людьми ти оточений, готовими підтримати.

У такі хвилини розумієш, що результат, який ми досягаємо в компанії, це не випадковість, це заслужена нагорода всіх наших зусиль, помножена на коефіцієнт синергії.

Подяки: Дякую всім, хто допомагав у організації та проведенні нашого заняття, Віталію Бодашевському і його команді за підготовку складу і території, розмітку крила АвтоНова - Д, Дроновій  Христині за організацію заходу та його обслуговування, Руслану Максимюку і його відділу за організацію в супроводі зйомки.

Томіленко Світлані за пошук і закупівлю кольорового картону по всьому місту в другій половині суботи, Водоп'янову Олександру за швидку покупку води для чаю.

Не хочу образити нікого, не згадавши тут, вже дуже великий був би список, я знаю про кожного з ВАС, хто доклав зусиль для того, щоб цей день відбувся і вдячний за це.

Спасибі всім співробітникам, нашим колегам за те, що ви є, що ви робите свою роботу день за днем, за підтримку і за те, що ми йдемо разом.

У цей день був встановлений новий рекорд - кількість співробітників компанії, які зібралися в одному місці -150 осіб. Запам'ятаємо цю цифру!

 

Пройдіть за цим посиланням, ви побачите компанію моїми очима. Упевнений, ви теж будете пишатися цим днем ​​і тим, що ми разом.

 

P.S. вже ввечері, вечеряючи разом, ми з Вадимом дивилися на дощ і були раді цьому дощу як ніколи.

 

 

Богдан Дука                                                                                                 31 травня 2021