Рождение Оргсхемы АвтоНова-Д, как это было
30 мая 2021 года, у нас в компании АвтоНова-Д прошло очередное занятие № 3 «Организующая схема» в рамках обучения в «Высоцкий консалтинг».
Внедрение Оргсхемы компании - огромная ответственность перед сотрудниками, перед собой, а также большой объем подготовительных работ, изменения, с которыми мы будем жить дальше. И вот все позади, все сделано на отлично. Есть фраза у англичан «Everything went like clockwоrk» (все прошло, как по часам).
Часто подготовительный процесс и взгляд со сцены представляют не меньший интерес, чем само мероприятие, именно поэтому я решил написать эту статью.
Думаю интересно узнать взгляд с позиции моей и Вадима Наумова.
Занятие №3 - «Организующая схема компании»
Перед нами с Вадимом стояла задача - познакомить всех сотрудников компании с разработанной организующей схемой.
Для этого нам нужно было собрать всех сотрудников и сделать презентацию Оргсхемы, что мы собственно в воскресенье 30 мая и сделали.
Хотел бы рассказать еще раз почему было выбрано место склад Балтийский, какие задачи нужно было решить и достигли ли мы запланированный результат.
- Оргсхема. АвтоНова-Д - большая компания, на сегодня это команда из 216 человек, каждый из которых выполняет определенную функцию и производит свой ЦКП. Разработка оргсхемы для такой большой компании сложная задача. Ведение бизнеса - это регулярное решение сложных задач и задача по Оргсхеме лишь одна из них. Оргсхема была разработана нами на «бумаге» и встала очередная задача – внедрить, «оживить», расставить сотрудников на ней, сделать ее функционирующей. Для решения этой задачи нужно было познакомить всех без исключения сотрудников компании с Оргсхемой, разместить каждого члена команды на ней, указать функции которые выполняет сотрудник с точки Оргсхемы и функций коллег. Чтобы познакомить всех быстро и эффективно - нужно собрать всех вместе и рассказать. Эта задача и встала перед нами.
2. Выбор локации. Поскольку компания большая, для того чтобы собрать всех, нужно большое помещение или выбрать другое место? После недолгих размышлений мы выбрали локацию -центральный распределительный склад «Балтийский». Именно склад – сердце компании, место, где происходит основное движение нашего главного продукта - запчастей. Девиз - «склад запчастин для родини Volkswagen» много лет был главным слоганом компании и именно с ним компания состоялась и получила признание на рынке. Было принято решение – проводим занятие на территории склада. Все бы хорошо, но всю неделю в Киеве шел дождь и на воскресенье тоже был прогноз - 90% дождь.
Как быть - отменить, перенести в другое место? Да, можно было снять зал и провести встречу в закрытом помещении, но тогда терялся замысел - познакомить всех сотрудников компании со складом, провести экскурсию по нему, и мы принимаем решение – проводим наше собрание на складе! Решение рискованное, но бизнес неразрывно связан с риском.
3. Склад Балтийский, утро. В воскресенье ,30 мая, уже в пути на склад Балтийский начался дождь… Прибыв на территорию и включившись в подготовку, мы не думали о дожде и капли с неба скоро прекратились. Согласно нашего регламента с 8:00 началась финальная часть подготовки. Финальная, т.к. днем раньше, в субботу, сотрудники склада Балтийский и транспортной логистики сделали предварительную подготовку - готовили склад и территорию к проведению мероприятия с участием большого количества сотрудников компании! Склад и территория были убраны, автомобили расставлены. Утром оставалось провести монтаж сцены, расставить стулья и кейтеринг.
Пришлось немного изменить форму рядов, сделав ее полукруглой. В 9:30 все приготовления были закончены.
4. Сотрудники. Все сотрудники компании были приглашены нами с Вадимом лично, и лишь те, у кого нет собственной ящика электронной почты получили наше приглашение через своего непосредственного руководителя. У меня никогда не было сомнения, и я уверен не будет, что у нас лучшая команда, в это воскресенье я получил дополнительное подтверждение этому. Как только начали приходить сотрудники, прибывать коллеги с регионов, началась оживленная беседа с искренним расположением к друг другу.
Первый слушатель готов к началу.
К 10:00 приготовления были закончены и все участники были на местах.
5. Занятие было разделено на два блока, с перерывом между ними.
В 10:00 мы начали.
В течение первого блока мы с Вадимом прояснили, зачем нужна Оргсхема компании, как ее использовать и какие преимущества она дает. Мы поочередно раскрывали тему занятия, приводили примеры, подключали участников.
Время от времени я поглядывал на небо, было немного прохладно, прогноз погоды в телефоне настойчиво показывал текущую вероятность дождя 80%, но несмотря на прогноз и затянутое небо, дождя не было. В 11:47 мы закончили первый блок, половина занятия прошла, дождь так и не начался. Перерыв также прошел без дождя и мы начали вторую часть: знакомство сотрудников друг с другом с точки зрения размещения на оргсхеме. Руководитель каждого департамента выходил к сцене расказывал о своих функциях, далее приглашал сотрудников своего подразделения и каждый рассказывал о своих функциях и по каким вопросам к нему можно обращаться.
Таким образом мы прошли всю нашу Оргсхему, все подразделения компании кроме сотрудников филиалов.
6. Филиалы. Чтобы визуализировать величину компании, познакомить сотрудников центрального офиса с коллегами работающими в регионах, все вышли на свободное место и разделились на две команды:
- Центральный офис и филиал «Киев»
- Сотрудники филиалов.
Мы встали двумя полукругами напротив друг друга.
Был запущен квадрокоптер и только здесь пришло осознание, какая большая наша компания! С огромным удовольствием я смотрел на то, как представляют себя сотрудники филиалов.
Занятие подошло к концу, пришло время прощаться, но очень хотелось сделать что-то такое запоминающееся, знаковое, чтобы этот день наверняка остался в памяти всех нас.
7. Крыло. И у нас было то, что в одно мгновение объединило всю компанию – фигура, графический элемент логотипа, который мы называем «Крыло».
На площадке перед складом еще с вечера субботы скотчем были нанесены очертания нашего логотипа.
Думаю, это было непросто, но наши коллеги отлично справились с заданием, все элементы крыла были выполнены безукоризненно.
Я попросил всех сотрудников встать в нанесенные границы крыла, все воодушевились такой идеей. Логотип компании наполнился жизнью в прямом смысле этого слова!
Далее была команда запомнить, кто с кем стоял, выданы листы картона цвета нашего логотипа и команда - разойтись.
По команде, все вновь заняли свои места на логотипе, еще через миг - логотип наполнился красками.
Я управлял дроном и с трудом сдерживал эмоции - зрелище было невероятным, а видел его пока один я.
Это было захватывающе! Думаю, что даже не видя, как это выглядит с высоты, каждый из нас чувствовал созданную нами энергию, мощный поток которой двигает нашу компанию вперед.
Очень хотелось, чтобы никто не расходился, но как всегда все хорошее заканчивается. Сделанные фотографии с высоты птичьего полета, как и птицы, быстро разлетелись по сетям и поселились в телефоне каждого.
8. Завершение. Программа на день была выполнена в полном объеме. Оставалось поблагодарить всех за участие в нашем мероприятии и за то, что мы одна большая семья, что я и сделал с огромным удовольствием!
Чрезвычайно приятно смотреть, как тепло прощаются друг с другом коллеги, несмотря на прохладную погоду, сколько тепла было в глазах и улыбок. В такие минуты понимаешь, что эту команду не остановит никто и ничто, мы зря волновались про дождь.
9. Экскурсия по складу. Наша компания размещена на многих локациях, даже сотрудники работающие в Киеве редко бывают на складе, а с филиалов и того меньше. Поэтому нами была запланирована экскурсия по складу. Все желающие, а их оказалось более 40 человек (о количестве всех участников позже) были разделены на две группы. Экскурсию для первой группы провел Вадим, экскурсоводом для второй был я. Много раз мне довелось бывать на разных складах, предприятиях, где организован высокотехнологичный поток и организованы экскурсии по складу, производству, и каждый раз я восхищаюсь работой людей, которые создали высокотехнологичное производство, склады хранения! Завод Volkswagen, как и многие другие предприятия, тоже создан человеком, командой объединенной одной целью! Опираясь на свой опыт, я без труда распознал этот взгляд наших коллег, которые смотрели на наш огромный склад, конвейер, количество запчастей, размещенных на полках с восхищением.
В воскресенье склад пока не работает, но мы запустили конвейер и даже показали, как двигаются ящики по нему и съезжают на заданные станции для приема или отбора запчастей. Увидев своими глазами весь процесс на главном складе, работая с запчастями на филиале можно будет четко понимать, где и как происходит прием, хранение, отбор запчастей, какие процесы происходят. Конечно, процессы на главном складе требуют решения еще многих задач, и так будет всегда, но уже сегодня у сотрудников компании есть понимание - мы работаем, чтобы идти к своей цели – «Задавать новые стандарты в обслуживании автомобилей, делая жизнь людей более комфортной и мобильной».
10. Финал. После экскурсии нас ждало шампанское – неизменный атрибут Победителей и успешного завершения. Теперь уже точно вся программа, запланированная на день, была выполнена. Мы разлили шампанское и с удовольствием подняли тост за нашу команду, команду, которая двигает компанию вперед, которую не остановить.
Для нас с Вадимом это действительно был миг победы. Для того, чтобы этот день состоялся именно так, было проделано много работы.
Большой объем подготовки, котрый нужно было сделать в плотном рабочем графике, высокая ответственность за то, чтобы информация была принята сотрудниками, чтобы Оргсхема действительно стала рабочей и вывела компанию на новый уровень развития, риск дождя сопровождал нас и держал в напряжении всю неделю и весь день воскресенья.
В 16:00 была поставлена точка в нашем плане на сегодня.
Итоги: этот день я могу отнести в один из лучших своих дней. Большое количество задач, большая и напряженная подготовка и результат – выполнен на 100%. Конечно такое высокое напряжение в течение дня приводит к усталости, но это приятная усталость, когда все запланированное выполнено. Думаю, каждый из вас знает это чувство и понимает то, о чем я хочу сказать.
Желание провести встречу на складе сопровождалось высоким риском дождя. В своем плане на этот день я написал «если будет дождь, мы будем искать согласия с природой», никогда до этого я не употреблял такой оборот, но кажется мы нашли согласие с природой в этот день. Да, было немного прохладно, но это скоро забудется, чувство одержанной победы останется навсегда. Мы конечно проработали и вероятность дождя, и наверное, будет интересно знать, что было бы в этом случае? В своем плане мы написали так - если будет дождь, мы предложим нашей команде совместно найти выход, как и где нам закончить наше занятие, так как мы не сомневались, что все вместе мы найдем решение и выполним задачу! Вариант был, но воспользоваться ним не пришлось в этот раз.
Есть такой человек Владимир Тарасов (Запомните это имя, оно часто будет звучать в нашей компании) он сказал:
«Сначала мы вибираем путь, потом он выбирает нас»
Такую многогранную фразу каждый может понимать по своему, скажу как понимаю ее я: если ты выбрал цель и встал на путь к ее достижению, тогда обстоятельства становятся на твою сторону. Конечно это происходит не сразу, после проверки испытаниями, но если тебя обстоятельства не сломили, тогда цель достигнешь. Думаю, погода знала эту истину и позволила нам провести занятие без дождя.
Еще и еще раз вспоминаю, когда во время мероприятия я смотрел в глаза наших коллег, находил поддержку и понимание как и всегда, это дает силы и уверенность, потому как ты окружен людьми, готовыми поддержать.
В такие минуты понимаешь, что результат, который мы достигаем в компании, это не случайность, это заслуженная награда всех наших усилий, умноженная на коэффициент синергии.
Благодарности: Спасибо всем, кто помогал в организации и проведении нашего занятия, Виталию Бодашевскому и его команде за подготовку склада и территории, разметку крыла АвтоНова-Д, Дроновой Кристине за организацию мероприятия и его обслуживание, Руслану Максимюку и его отделу за организацию в сопровождении съемки.
Томиленко Светлане за поиск и закупку цветного картона по всему городу во второй половине субботы,
Водопьянову Александру за быструю покупку воды для чая.
Не хочу обидеть никого, не упомянув здесь, уж очень большой был бы список, я знаю о каждом из ВАС, кто приложил усилия для того, чтобы этот день состоялся и благодарен за это.
Спасибо всем сотрудникам, нашим коллегам за то, что вы есть, что вы делаете свою работу день за днем, за поддержку и за то, что мы идем вместе.
В этот день был установлен новый рекорд - количество сотрудников компании, которые собрались в одном месте -150 человек. Запомним эту цифру!
P.S. уже вечером, ужиная вместе, мы с Вадимом смотрели на дождь и были рады этому дождю как никогда.
Богдан Дука 31 мая 2021